Bab 3 : Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A.Mendeskripsikan Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

1.Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)

E-mail yang berbasis web : pada email jenis ini, seluruh aktivitas mengirim atau menerima email dilakukan melalui sebuah situs yang disebut dengan web mail

--TelkomNet Mail, Yahoo Mail, Hotmail

E-mail yang berbasis client : pada email jenis ini, dibutuhkan sebuah software tunuk menulis dan mengolah email tanpa harus terhubung dengan internet

-- Eudora atau Microsoft Outlook

2.Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

Pesan terkirim dengan sangat cepat dan murah

Dapat mengirim e-mail ke beberapa orang secara langsung

Dapat mengirim pesan ke tempat yang sangat jauh dengan cepat

Banyak cara untuk mendapatkan e-mail

--Melalui penyedia e-mail gratis --> Yahoo, Plasa, Telkom, Gmail, Hotmail, dll

--Undangan dari teman

-- Dari ISP --> IndosatNET, Wasantara Net, dan INDO.NET

--Dari perusahaan

--Memesan sendiri : Layanan hosting internet : jasa layanan internet yang menyediakan sumber daya peladen-peladen untuk disewakan sehingga memungkinkan organisasi atau individu menempatkan informasi di internet berupa HTTP, FTP, EMAIL, atau DNS

B.Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos (Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox di E-Mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

· Pengiriman surat dengan menggunakan media konvesional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus selalu diklarifikasi. Sedangkan melalui email, adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim, terutama untuk sesuatu yang sifatnya penting dan tidak ada hubungannya dengan pembicaraan sebelumnya.

· Pengguna E-mail memiliki sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver.

· Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan kata kunci (password)

C.Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

· namamailbox@namamailserver

Ø @ menyatakan at / di

Ø Namamailbox menyatakan nama user

Ø Namamailserver menyatakan nama server tempat mailbox disimpan

1.Melakukan Pendaftaran di Yahoo! Mail

2.Menggunakan Yahoo! Mail

D.Melakukan Attachment File dalam E-mail

1.Mengirim E-mail

2.Mengirim Attachment File dalam E-mail

--Dapat mengirimkan atau menyertakan lampiran lain berupa file atau dokumen melalui email

E.Melakukan Reply dan Forward

1.Melakukan Reply E-mail

--Membalas email yang kita terima

2.Melakukan Forward E-mail

--Fasilitas untuk meneruskan email yang kamu terima, ke alamat email lain selain alamat si pengirim

F.Mengelola E-mail

Dapat menghapus email, mengosongkan folder, atau memindahkan email ke folder khusu yang sesuai dengan kategori yang kamu inginkan,

Email yang sudah memenuhi inbox dan melewati batas memori yang ditetapkan akan menyulitkan kamu ketika akan menghapus email tersebut

G.Melakukan Download Attachment dan Memindahkan pada Media Lain

Kita dapat membuka dan menyimpan file attachment yang kita terime ke media lain seperi floppy disk, flashdisk, atau harddisk

H.Kode Etik Penggunaan E-mail

· Netiquette atau Internet Etiquette

Ø Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan

Ø Hormati privacy orang lain (gunakan BCC / Blind Carbon Copy)

Ø Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu

Ø Jangan teruskan surat berantai

Ø Jangan melakukan spam

Ø Perhatikan susunan E-mail ketika melakukan “forward”

Ø Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong

Ø Gantilah “Subject” apabila topic pembicaraan berubah

Ø Hapuslah pesan Reply yang tidak perlu

Ø Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu E-mail tanpa memikirkannya dengan baik

Ø Bersabarlah dalam menunggu balasan

Ø Jangan Mengirim E-mail dengan attachment yang terlalu besar

Ø Hindari kesalahan ejaan ataupun tatabahasa

Ø Hindari penggunaan kata-kata “pedas”

Ø Baca Frequently Asked Question (FAQ) jika bergabung dalam kelompok diskusi