Bab 10 : Membuat Formula, Grafik, dan Gambar serta Menggabungkan Karya pada Lembar Kerja

A. Memasukkan Formula dalam Microsoft Excel

Microsoft Excel sebagai program pengolah angka menyediakan fasilitas penghitungan dengan menggunakan rumus. Formula atau rumus yang dimasukkan dapat berupa fungsi (function), operator (operators), atau nilai konstan (constan). Untuk memasukkan rumus pada Microsoft Excel, harus diawali denganmemasukkan tanda sama dengan (=) dilanjutkan dengan menuliskan rumus yang akan digunakan.

1. Menggunakan Angka Tetap
Range merupakan sekumpulan sel. Kamu dapat memberi nama range tersebut untuk memudahkan dalam hal tertentu. Penulisan nama sel dapat dilakukan dengan cara menuliskan alamat sel pertama dalam range diikuti titik dua (:) dan alamat sel terakhir dal range. Untuk memilih suatu range, blok pada sel yang merupakan suatu range.

2. Menggunakan Referensi Sel
Untuk membuat rumus, kamu juga perlu memperhatikan urutan prioritas penghitungan, yaitu operasi apa yang akan dikerjakan dahulu dan dilanjutkan dengan operasi prioritas selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
• Prioritas 1 → % dan ^
• Prioritas 2 → * dan /
• Prioritas 3 → + dan –

B. Menggunakan Referensi Absolut dan Relatif

1. Referensi Absolut
Referensi Absolut pada suatu formula selalu menunjuk ke sel yang terletak pada lokasi yang tetap. Apabila posisi sel yang berisi formula atau rumus yang berubah, posisi referensi sel tidak akan berubah. Apabila kamu menyalin formula atau rumus yang terdapat pada sel yang berisi rumus ke sel lain, referensi sel yang terdapat pada sel tersebut akan tetap menunjuk ke sel yang tetap.

2. Referensi Relatif
Referensi Relatif pada suatu formula berbeda dengan referensi absolut. Apabila referensi sel disalin maka referensi sel relatif akan berubah sesuai dengan posisi relatif sel yang berisi formula.

3. Referensi Semi Absolut
Referensi semi absolut merupakan gabungan antara referensi absolut dengan referensi relatif.

C. Menggunakan Fungsi dalam Microsoft Excel

Fungsi yang sering digunakan pada saat menjalankan Microsoft Excel adalah fungsi matematika dan statistika. Hal ini disebabkan karena banyak orang menggunakan Microsoft Excel untuk membuat dokumen yang melibatkan berbagai macam penghitungan. Cara menggunakan fungsi, yaitu secara manual dan melalui toolbar Insert Function.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang fungsi-fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel, dapat dilakukan denagn membuka menu Help. Untuk membuka menu Help, kamu juga dapat melakukannya dengan menekan tombol F1 pada keyboard. Selanjutnya, lakukan salah satu langkah dibawah ini :
• Apabila yang muncul adalah Office Asisstant, ketikkan function pada kotak yang tersedia. Selanjutnya tekan tombol Enter pada keyboard dan pilih About Function.
• Apabila yang muncul adalah jendela Microsoft Excel Help, pilih tab Answer Wizard. Selanjutnya, ketikkan Function pada kotak yang teersedia dan tekan tombol Search. Selanjutnya, pilih About Function.

1. Secara Manual
Salah satu cara menggunakan fungsi yang terdapat pada Microsoft Excel adalah secara manual. Hal ini dilakukan dengan mengetikkan fungsi yang akan digunakan pada sel.

2. Menggunakan Insert Function
Selain dengan mengetikkan langsung fungsi pada sel, cara lain untuk menggunakan fungsi adalah dengan menekan ikon Insert Function yang terletak di sebelah kiri formula bar.


D. Menyalin Formula

1. Menggunakan Drag and Drop
Untuk menyalin formula dengan drag and drop dapat dilakukan dengan menarik atau menggeser fill handle ke posisi sel yang diinginkan.

2. Menggunakan Menu Edit
Cara lain untuk menyalin formula adalah melalui menu Edit→Fill. Cara tersebut hampir sama dengan cara sebelumnya, tetapi sel yang akan menampung hasil salinan harus diblok atau disorot terlebih dahulu sebelum dilakukan penyalinan formula.

E. Membuat Grafik

Grafik merupakan sebuah tampilan visual yang berfungsi mempermudah pengguna untuk melihat perbandingan serta pola pada data tertentu. Selain karena tampilannya yang dapat dibuat dengan berbagai macam model, grafik lebih mudah dibaca daripada menggunakan tabel-tabel. Oleh karena itu, Microsoft Excel menyediakan fasilitas pembuatan grafik yang mempunyai berbagai jenis dan kemudahan.

F. Memodifikasi Grafik

Untuk menampilkan toolbar Chart, dapat dilakukan denga memilih menu View→Toolbars→Chart.

1. Memodifikasi Jenis Grafik
2. Memodifikasi Sumber Data Grafik
3. Memodifikasi Chart Option
4. Memodifikasi Lokasi Grafik
5. Menambah Data pada Grafik
6. Menambah Trendline pada Grafik
7. Memodifikasi Tampilan 3D
Fungsi SUM termasuk fungsi yang paling populer dan paling sering digunakan. Untuk menggunakannya, dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut :
• Mengetikkan formula secara langsung pada sel atau formula bar.
• Menggunakan tombol AutoSum yang terdapat pada toolbar.
• Menggunakan Insert Function.

G. Mengerutkan Data

Apabila data yang terdapat pada lembar kerja tidak berurutan, kamu juga dapat mengerutkan data tersebut dengan fasilitas Sort. Terdapat dua macam pengerutan data yang biasa dilakukan, yaitu pengerutan secara ascending dan descending. Pengerutan ascending merupakan pengerutan secara menaik dari A ke Z. sebaliknya, descending merupakan pengerutan secara menurun dari Z ke A.

H. Menggunakan Filter Data

Tidak seperti proses pengerutan, penyaringan data tidak menyusun ulang daftar data. Penyaringan secara sementara menyembunyikan baris yang tidak ingin ditampilkan. Pada saat dalam keadaan tersaring, kamu dapat mengedit dan memberi format serta melakukan proses pencetakkan tanpa harus menyusun atau memindahkannya.

1. Menggunakan Pilihan yang Tersedia
2. Menggunakan pilihan All
3. Menggunakan Custom AutoFilter
4. Menggunakan Top 10
Untuk menghilangkan filter, dapat melakukan cara berikut :
• Untuk menampilkan data yang sudah disaring pada satu kolom data, klik tanda panah disamping kanan suatu kolom kemudian pilih (All).
• Untuk menampilkan semua data yang sudah di saring pada semua kolom, pilih menu Data→Filter→Show All.
• Untuk menghilangkan pengaruh filter, pilih menu Data→Filter→AutoFilter.


I. Menyisipkan Dokumen Microsoft Excel ke dalam Dokumen Microsoft Word

Microsoft Excel dapat digunakan dengan program aplikasi lain untuk keperluan tertentu. Microsoft Excel juga dapat membuat hubungan antar program. Untuk menyisipkan dokumen Microsoft Excel ke dalam dokumen Microsoft Word, dapat dilakukan dengan :
• Menggunakan Menu Insert.
• Menggunakan Copy dan Paste.

Read more

Bab 9 : Mengelola dan Mencetak Lembar Kerja

A. Menggunakan Fasilitas Print Preview

Untuk melihat bentuk hasil pencetakan di layar monitor, dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Print Preview. Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk menampilkan hasil cetakan di layar monitor :
• Pilih menu File→Print Preview atau dengan mencetak ikon Preview pada toolbar Standard.
• Selanjutnya, Microsoft Excel akan menampilkan jendela Preview, di mana pada jendela tersebut di tampilkan hasil cetakan lembar kerja.

B. Mencetak Lembar Kerja dan Buku Kerja

1. Mencetak Lembar Kerja
• Setelah kamu melakukan perintah Set Print Area, pada saat kamu mengaktifkan Print Preview maka yang di tampilkan hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area. Selain itu, bidang yang akan dicetak hanya bidang yang diblok menggunakan Print Area walaupun pada kotak dialog Print kamu menandai pilihan Active sheet(s).
• Untuk mencetak kembali semua bidang suatu lembar kerja, hilangkan terlebih dahulu Print Area.
Caranya, pilih menu File→Print Area→Clear Print Area.

2. Mencetak ke File
Apabila kamu akan mencetak bagian tertentu dari lembar kerja dalam bentuk file, langkah-langkah yang harus dilakukan pertama kali adalah memblok bagian tertentu terlebih dahulu dari lembar kerja yang akan dicetak. Langkah selanjutnya adalah :
• Pilih menu File→Print Area→Set Print Area.
• Buka menu File→Print atau dengan menekan tombol Ctrl + P pada keyboard.
• Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Print. Tandai kotak Print to file dengan mengklik kotak tersebut. Selanjutnya, tekan tombol OK di mana akan ditampilkan kotak dialog Print to File.
• Pada kotak dialog Print to File, masukkan nama file pada kotak Output File Name. Hasil pencetakan dokumen akan tersimpan dalam bentuk file.

C. Mengatur Tata Letak (Layout) Cetakan

1. Mengatur Kertas
Pembesaran atau pengecilan skala atau ukuran hasil cetak pada kotak Adjust to hanya berpengaruh pada hasil cetak dan tidak berpengaruh pada lembar kerja. Jika diperkecil maka semakin luas bidang lembar kerja yang dapat dimuat oleh kertas, sebaliknya jika diperbesar maka semakin kecil bidang yang dapat dimuat.

2. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi halaman kertas dengan tepi bidang lembar kerja. Margin atau bidang pinggir halaman juga menentukan apakah bidang yang ingin dicetak dapat dimuat pada sebuah halaman atau tidak. Jika margin yang diatur melebihi batas halaman maka lembar kerja yang tercetak akan terputus.

3. Mengatur Header dan Footer
Untuk membuat tampilan pencetak lebih menarik, akan lebih baik apabila dibuat suatu baris tambahan dibagian atas dan bawah dari halaman yang disebut header atau footer. Tampilan header dan footer juga dapat dilihat sebagai judul yang muncul pada setiap halaman atau beberapa halaman tertentu. Selain itu, header atau footer biasanya digunakan untuk memberi nomor halaman atau member identitas pada hasil cetakan.

4. Mengatur Lembar Kerja
Pada tab Margins, jarak yang diisi pada kotak Header sebaiknya lebih kecil dari margin atas agar tidak bertumpukan dengan data. Nilai jarak yang diisi pada kotak Footer sebaiknya juga lebih kecil dari margin bawah agar tidak bertumpukan dengan data.

D. Mengelola Lembar Kerja dalam Buku Kerja

1. Mengganti Nama Lembar Kerja
Kamu dapat menuliskan nama lembar kerja maksimal sampai 31 karakter termasuk spasi. Suatu nama lembar kerja tidak boleh mengandung karakter titik dua (:), tanda Tanya (?), slash (/), backslash (\), atau asterisk (*).

2. Menyisipkan Lembar Kerja
• Jumlah default lembar kerja pada setiap buku kerja adalah tiga, yaitu Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Untuk mengubah jumlah default lembar kerja pada suatu buku kerja baru, gunakan perintah Options pada menu Tools dan pilih tab General. Tentukan jumlah default lembar kerja yang diinginkan pada kotak teks Sheet in New Workbook, kemudian tekan tombol OK.
• Cara lain untuk menambah lembar kerja baru, yaitu melalui menu Insert→Worksheet atau dengan menekan tombol Shift + F11 pada keyboard.

3. Menyalin Lembar Kerja

4. Memindahkan Lembar Kerja

5. Menghapus Lembar Kerja
Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum menyalin, memindahkan, atau menghapus lembar kerja, yaitu sebagai berikut :
• Shortcut key berikut dapat digunakan untuk menyalin isi sel.
- Ctrl + D, digunakan untuk mengaktifkan fasilitas Edit→Fill→Down.
- Ctrl + R, digunakan untuk mengaktifkan fasilitas Edit→Fill→Right.
• Untuk menampilkan kotak dialog Move or Copy, kamu jugfa dapat melakukannya dengan cara klik kanan pada tab sheet yang diinginkan kemudian pilih Move or Copy pada menu shortcut.
• Ketika memindahkan atau menyalin lembar kerja, penghitungan atau chart pada data lembar kerja kemungkinan akan menjadi tidak akurat pada saat kamu memindahkan lembar kerja tersebut.
• Kamu harus berhati-hati dalam menghapus lembar kerja karena proses penghapusan lembar kerja bersifat permanen. Hal ini berarti proses penghapusan suatu lembar kerja tidak dapat dibatalkan dengan perintah Undo.

Read more